Datenschutzhinweise

1. Verantwortliche Stelle

2. Website und Server-Protokolle

Beim Aufruf können IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemangaben verarbeitet werden. Dies dient sicherer Bereitstellung, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Protokolle werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Betrieb, Vorfallsaufklärung oder gesetzliche Nachweise erforderlich ist.

3. Konto, Anmeldung und Sicherheit

Bei Registrierung und Nutzung verarbeiten wir insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Betriebszugehörigkeit, Rollen, E-Mail-Status, Passwort-Hash, Sitzungs- und Sicherheitsdaten. Für Passkeys verarbeiten wir öffentlichen Schlüssel, technische Kennung, Zähler und Gerätebezeichnung; biometrische Merkmale verlassen Ihr Gerät nicht und werden von uns nicht gespeichert. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

4. Betriebe, Teams und Nachrichten

Für Arbeitsbereiche verarbeiten wir Betriebsname, Mitgliedschaften, Rollen, Einladungsadresse und organisatorische Zuordnungen. Einladungs-, Verifikations- und Sicherheitsnachrichten werden über einen konfigurierten E-Mail-Dienst versendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Einladungen zusätzlich das berechtigte Interesse des Betriebs an seiner Teamverwaltung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Aufträge, Kunden und Auftragszeiten

Je nach Nutzung werden Auftrags-, Kunden-, Objekt- und Gerätedaten, Fotos und Dateien, Messwerte, Notizen, Bearbeiter, Bestätigungen und Unterschriften verarbeitet. Die Kundendatenbank verbindet einen Kunden mit seiner Einsatzhistorie; Folgeeinsätze bleiben als eigenständige, miteinander verknüpfte Aufträge erkennbar.

Die optionale Auftragszeiterfassung speichert Beginn, Pausen, Ende sowie spätere Korrekturen mit Bearbeiter, Zeitpunkt und Begründung. Sie dient der Dokumentation des konkreten Einsatzes und ist nicht automatisch ein vollständiges Arbeitszeit- oder Lohnkonto. Der einsetzende Betrieb legt Zweck, Zugriffsrechte und Aufbewahrung fest, informiert seine Beschäftigten und prüft gegebenenfalls Beteiligungsrechte. Wir verwenden diese Angaben nicht für Ranglisten, Werbung oder eine eigene Leistungsbewertung.

Diese Daten stellt der jeweilige Betrieb ein. Er muss die Rechtmäßigkeit sicherstellen und betroffene Personen informieren. Soweit wir solche Daten im Auftrag eines Geschäftskunden verarbeiten, ist dieser verantwortlich und wir handeln als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Der geltende Auftragsverarbeitungsvertrag ist unter dieser Adresse abrufbar.

6. Verknüpfung mit TerminWizard

Ein Betrieb kann sein FieldProof-Konto freiwillig mit dem Schwesterdienst TerminWizard (Online-Terminbuchung) verknüpfen. Dazu erzeugt ein Owner oder Admin in den FieldProof-Einstellungen einen zeitlich befristeten, nur einmal einlösbaren Verbindungscode und gibt ihn in TerminWizard ein. Ohne diesen Schritt findet kein Datenaustausch zwischen den Diensten statt.

Nach der Verknüpfung übermittelt TerminWizard bei einer Buchung, Änderung, Verschiebung oder Stornierung: Buchungszeitraum, gebuchte Leistung, Name und E-Mail-Adresse der zugeordneten Ressource beziehungsweise des Mitarbeiters sowie zum Endkunden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Straße, Postleitzahl, Ort, eine Kunden- und eine Büronotiz sowie den Self-Service-Link der Buchung. Geokoordinaten und Zahlungsdaten werden dabei nicht übertragen. In die Gegenrichtung übermittelt FieldProof die Namen, E-Mail-Adressen und Rollen der Teammitglieder sowie die von Ihnen vorgenommene Zuordnung von TerminWizard-Ressourcen zu FieldProof-Mitarbeitern.

Zweck ist, online über TerminWizard gebuchte Termine automatisch als Aufträge mit Kunde, Zeitfenster und – soweit anhand der Zuordnung oder E-Mail-Adresse erkennbar – zuständigem Mitarbeiter in FieldProof zu übernehmen.

Rechtsgrundlage für den Austausch der Betriebsdaten (Teammitglieder, Ressourcen-Zuordnung) ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die im Rahmen einer Buchung übermittelten Endkundendaten verarbeiten wir im Auftrag des jeweiligen Betriebs nach Art. 28 DSGVO; verantwortlich für die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung und die Information der betroffenen Personen bleibt der Betrieb. Der geltende Auftragsverarbeitungsvertrag ist unter dieser Adresse abrufbar.

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt per HTTPS und ist zusätzlich signiert, sodass beide Seiten Herkunft und Unverändertheit der jeweiligen Anfrage prüfen können. Wir speichern ein Ereignisprotokoll der Integration, die Zuordnung zwischen TerminWizard-Ressourcen und Teammitgliedern sowie die daraus erzeugten Aufträge und Kunden als Daten des Betriebs.

Trennt der Betrieb die Verbindung, löschen wir das gemeinsame Geheimnis und die Ressourcen-Zuordnungen; die Verbindung wird als getrennt markiert. Bereits erzeugte Aufträge und Kunden bleiben als Daten des Betriebs bestehen. Beide Dienste werden von der Best IT-Solutions GmbH betrieben; es findet keine Weitergabe an Dritte statt.

7. Mobile App und Offline-Nutzung

Die mobile FieldProof-App verarbeitet für ihre Kernfunktionen Konto- und Nutzerkennungen, eine zufällig erzeugte App-Gerätekennung, zugewiesene Auftrags- und Kundendaten sowie die von Ihnen erfassten Fotos, Audiodateien, Notizen, Messwerte, Teileangaben, Bestätigungen und Unterschriften. Diese Daten sind mit dem angemeldeten Konto und Betrieb verknüpft und werden zur Auftragserfüllung, Offline-Bereitstellung, Synchronisation, Integritätsprüfung und Missbrauchsabwehr verwendet. Wir verkaufen diese Daten nicht und nutzen sie nicht für Werbung oder Tracking.

Die Weboberfläche bietet neben einer gespeicherten Audionotiz optional eine getrennte Diktierfunktion an. Die Spracherkennung wird technisch vom verwendeten Browser oder Betriebssystem bereitgestellt und kann abhängig von dessen Konfiguration einen Onlinedienst des Browser- oder Betriebssystemanbieters nutzen. Das Ergebnis wird zunächst nur als bearbeitbarer Text übernommen; die Funktion startet ausschließlich nach einem bewussten Klick.

Auf dem Gerät werden Aufträge, Entwürfe, Dateien und Synchronisationsaufträge vorübergehend im privaten App-Speicher abgelegt. Die strukturierte Offline-Datenbank ist verschlüsselt; Anmeldedaten beziehungsweise Sitzungsschlüssel liegen im Betriebssystem-Schlüsselspeicher. Die App überträgt Daten ausschließlich verschlüsselt per HTTPS an FieldProof. Lokale Daten werden bei Abmeldung beziehungsweise nach erfolgreicher Verarbeitung gemäß der App-Logik entfernt. Für die Browser-Anwendung werden notwendige Offline-Daten entsprechend im lokalen Browserspeicher abgelegt. Einzelheiten stehen in den Cookie- und Speicherhinweisen.

8. Rechnungen, Abrechnung und Zahlung

Wenn ein Betrieb FieldProof zur Erstellung und Übermittlung von Ausgangsrechnungen nutzt, verarbeiten wir Aussteller- und Empfängerstammdaten, Steuerkennungen, Bankverbindung, Leistungspositionen, Beträge, Rechnungsnummern, strukturierte XRechnung-Dateien, PDF-Ansichten sowie Versand- und Integritätsnachweise. Ausgestellte Originale werden zum Schutz gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten unveränderlich gespeichert. In der mobilen App werden Rechnungsdateien nur zum Anzeigen oder Teilen in einen temporären privaten Bereich geladen und anschließend entfernt.

Bei kostenpflichtigen FieldProof-Tarifen verarbeiten wir Tarif, Lizenzzahl, Intervall, Zahlungsstatus, Rechnungs- und Transaktionsreferenzen. Für einen Rechnungskauf verarbeiten wir zusätzlich Firmenname, Rechnungs-E-Mail, Rechnungsanschrift und gegebenenfalls die Umsatzsteuer-ID. Bei PayPal geben Sie Zahlungsinformationen direkt beim Zahlungsanbieter ein; wir erhalten nur die für Vertrags- und Zahlungsstatus erforderlichen Referenzen und Bestätigungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für handels- und steuerrechtliche Nachweise Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für PayPal gelten ergänzend die Datenschutzinformationen von PayPal.

9. Hosting, Speicherung und Empfänger

Für Webhosting, Datenbank, Objektspeicher, Backups und E-Mail-Versand setzen wir technische Dienstleister ein, die nur erforderliche Daten erhalten und – soweit notwendig – vertraglich als Auftragsverarbeiter gebunden werden. Innerhalb eines Betriebs erhalten nur berechtigte Teammitglieder Zugriff. Weitere Empfänger kommen in Betracht, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben, zur Rechtsverteidigung erforderlich oder von Ihnen veranlasst ist.

Bei Übermittlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verwenden wir eine gesetzlich vorgesehene Grundlage, insbesondere einen Angemessenheitsbeschluss oder EU-Standardvertragsklauseln, und prüfen erforderliche zusätzliche Maßnahmen.

10. Speicherdauer

Kontodaten speichern wir für die Vertragsdauer. Auftrags- und Nachweisdaten bleiben bis zur Löschung durch den berechtigten Betrieb beziehungsweise nach Vertragsende gemäß vereinbarter Export- und Löschfristen gespeichert. Sicherheits-, Audit- und Abrechnungsdaten bleiben so lange erhalten, wie sie für Nachweise, Missbrauchsabwehr oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten benötigt werden. Danach werden Daten gelöscht oder anonymisiert. Lokale Offline-Daten können bis zur Synchronisation oder Löschung auf dem Gerät verbleiben.

11. Ihre Rechte

Sie haben im gesetzlichen Rahmen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Kontakt: mail@bestitgmbh.de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für uns ist insbesondere der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit zuständig.

12. Bereitstellung und Änderungen

Ohne die für Registrierung, Vertrag, Abrechnung und Nachweiserstellung erforderlichen Angaben können die jeweiligen Funktionen nicht bereitgestellt werden. Wir aktualisieren diese Hinweise, wenn Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen sich ändern.